Hibe kazandıktan sonra: sözleşme, ön ödeme ve raporlama

Güncellenme: 5 Kasım 2026 · hibevar editörlüğü

Hibe kazandıktan sonra süreç nasıl işler?

Kalkınma ajansı desteği kazandığınızda para hemen hesabınıza geçmez. Önce belgelerinizi teslim eder, gerekiyorsa teminat verir ve sözleşme imzalarsınız; ardından ön ödeme gelir. Kalan tutar, harcamalarınızı belgeleyen ara ve nihai raporlar onaylandıkça hakediş esasına göre ödenir.

Bu yazıdaki süreler ve oranlar Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği ile Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinden alınmıştır. Ajanslar bazı oranları kendi rehberlerinde ve sözleşmede farklı belirleyebilir; bağlayıcı olan sizin imzaladığınız sözleşmedir.

Sonuçlar ilan edildikten sonra ne kadar süreniz var?

Yönetmeliğin 24. maddesine göre başvuru sahipleri, desteklenecek projelerin ilanından itibaren on beş iş günü içinde başvuru rehberinde istenen destekleyici belgelerin aslını veya onaylı suretini ajansa teslim eder. Süresinde teslim etmeyenlerle sözleşme imzalanmaz.

Belgeler tamamlandıktan sonra ajans beş iş günü içinde yazılı bildirim yapar; sözleşme bu bildirimden itibaren en geç on iş günü içinde imzalanır. Bu sürede başvurmayan başvuru sahibi destekten feragat etmiş sayılır ve yerine yedek listedeki projeler davet edilir. Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinde belgelerin KAYS'a yüklenmesi, sözleşmenin e-imza ile imzalanması ve mücbir sebep bildirenlere yirmi iş günü ilave süre tanınabileceği belirtilmiştir. E-imza hazırlığı için “Taahhütname ve e-imza: ajans başvurusunun son adımı” yazımıza bakabilirsiniz.

Sözleşme aşamasında hangi belgeler istenir?

Liste çağrıya göre değişir. Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinde istenen belgelerden bazıları şunlardır:

• Islak imzalı matbu başvuru formu, imza sirküleri ve gerekiyorsa yetkili organ kararı
• Mali kimlik formu, kimlik beyan formu, mali kontrol taahhütnamesi
• Güncel vergi levhası ile SGK ve vergi borcu yoktur belgeleri
• Eş finansmanın karşılanacağına ve eş zamanlı destek alınmadığına dair yararlanıcı beyanı
• Projenin uygulanması için zorunlu izin ve ruhsatlar
• Kâr amacı güden yararlanıcılar için teminat

Teminat ne kadar ve nasıl verilir?

Yönetmeliğin 10. maddesine göre kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişilerden (işletmeler) her proje için sözleşmedeki destek tutarının yüzde onundan az olmamak üzere teminat alınır. Kamu kurumları, STK'lar ve kooperatifler gibi diğer başvuru sahipleri bu maddenin kapsamında değildir; kendi rehberinize bakın.

Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinde teminat olarak tedavüldeki Türk parası ve banka ya da katılım bankası teminat mektubu kabul edilir; nakit teminat ajansa elden verilmez, ajansın bildirdiği hesaba yatırılıp dekontu sözleşmeye gelirken sunulur. Teminat nihai ödemeden sonra serbest bırakılır. Salt sözleşmeye, teminata ve ödemelere ilişkin vergi, harç ve benzeri giderler uygun maliyet sayılmaz; bunları siz karşılarsınız.

Ön ödeme ne zaman ve ne kadar yapılır?

Yönetmeliğin 26. maddesine göre teminat şartı yerine getirilmişse sözleşmenin imzalanmasının ardından destek tutarının yüzde kırkı ön ödeme olarak aktarılır. Genel sekreter, yararlanıcının ve projenin risk ve ihtiyaç durumuna göre bu oranı yüzde yirmiden az, yüzde altmıştan fazla olmamak üzere değiştirebilir.

Ödemeler, bankada yararlanıcı adına açılmış projeye özel hesaba yapılır. Ön ödeme harcanana kadar hesap bakiyesi gelir getirici bir hesapta değerlendirilir; Yönetmeliğe göre bu getirinin tamamı ajansa aittir ve iade edilir ya da nihai ödemeden düşülür.

Ara ve nihai ödemeler nasıl hesaplanır?

Ön ödemeden sonraki ödemeler hakediş esasına göre yapılır ve ajans, usulüne uygun harcamalara eş finansman oranında katılır. Ajansın yeni ödeme yapabilmesi için ön ödeme tutarının ve aynı oranda sizin eş finansman payınızın usulüne uygun harcandığını gösteren belgelerin teslim edilip kabul edilmesi gerekir. Uygun olmayan harcamalar sonraki ödemelerden düşülür.

Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinde, sözleşmede aksi yazılmadıkça, ara ödemede destek tutarının yüzde kırkı ve son ödemede yüzde yirmisi raporların onayından sonra 30 gün içinde aktarılır. Mali destek hiçbir durumda sözleşme tutarını aşamaz; bütçeyi aşan harcamayı siz karşılarsınız. Eş finansmanın hesabı için “Eş finansman nedir, nasıl hesaplanır?” yazımıza bakın.

Hangi raporları, ne zaman sunarsınız?

Yönetmeliğin 36. maddesine göre ilerlemeyi ve sözleşme yükümlülüklerini sözleşmede belirtilen dönemlerde ara raporlarla bildirirsiniz. Ara rapor, harcama belgeleriyle birlikte teknik ve mali bölümlerden oluşur. Nihai rapor, proje uygulama süresinin bitiminden itibaren en geç otuz gün içinde sunulur; ajans bunu en geç otuz gün içinde değerlendirip nihai ödemeyi onaylar.

Rapor sunulmadan ve usulüne uygun ödeme talebi yapılmadan ön ödeme dışında hiçbir ödeme yapılmaz. Rehberde belirtilen tutarın üzerindeki projelerde bağımsız denetim raporu da istenebilir; Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberinde bu sınır 2.043.654 TL olarak verilmiştir.

Proje boyunca ve sonrasında hangi yükümlülükler sürer?

Ödemeyi almak işin sonu değildir. Sözleşme, proje süresince ve bittikten sonra da devam eden yükümlülükler getirir:

• Proje hesap ve kayıtlarını şeffaf tutmak; Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 rehberine göre bunları proje bitiminden sonra on yıl saklamak.
• İzleme ziyaretlerinde ve denetimlerde mekâna erişim sağlamak, istenen belgeyi zamanında vermek. Aksi halde ajans ödemeleri durdurabilir veya sözleşmeyi feshedebilir.
• Satın almaları ajans kurallarına göre yapmak; ayrıntılar için “Kalkınma ajansı projelerinde satın alma kuralları” yazımıza bakın.
• Yönetmeliğin 43. maddesine göre destekle alınan makine ve ekipmanı, genel sekreterin yazılı izni olmadan proje süresince ve bitişinden sonraki üç yıl boyunca başkasına devretmemek, üzerinde hak tesis etmemek ve projedeki iş yeri dışında kullanmamak. Aksi halde destek tutarının iki katı tazminat söz konusu olabilir.
• Önceden öngörülemeyen bir durum veya mücbir sebep çıkarsa sözleşmeyi tek taraflı değil, Serhat Kalkınma Ajansı rehberinde belirtildiği gibi tarafların mutabakatıyla değiştirmek.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Her çağrının kendi şartları vardır; başvurmadan önce ilgili çağrı metnini ve resmi duyuruyu esas alın. Açık çağrılara göz atın.