Hibe projesi bütçesi nasıl hazırlanır?
Güncellenme: 5 Kasım 2026 · hibevar editörlüğü
Hibe bütçesi neden normal bir maliyet tablosundan farklı?
Hibe bütçesi hem maliyet tahmini hem de alabileceğiniz desteğin tavanıdır. Bütçeye yazmadığınız bir kalemi sonradan ekleyemezsiniz, yazdığınız tutarı da çoğu programda aşamazsınız. Bu yüzden bütçeyi faaliyet planınızdan türetmeli, her kalemi çağrı rehberindeki uygun maliyet listesiyle karşılaştırmalı ve fiyatları teklifle belgelemelisiniz.
Aşağıdaki örnekler 2026'da yayımlanmış resmi rehberlerden alınmıştır. Oranlar ve sınırlar programdan programa değişir; kendi çağrınızın rehberindeki rakamları esas alın.
Bütçeye hangi kalemleri yazabilirsiniz?
Kalkınma ajansı rehberleri bir maliyetin uygun sayılması için dört genel şart arar: proje uygulama süresi içinde gerçekleşmesi, proje için gerekli ve piyasa koşullarına uygun olması, yararlanıcı tarafından yapılması ve muhasebe kayıtlarında belgeyle doğrulanabilmesi.
Serhat Kalkınma Ajansı'nın 2026 hızlandırıcı hibe rehberinde uygun doğrudan maliyetlere örnekler şunlar: yeni ekipman ve hizmet alımı, eğitim ve danışmanlık, test ve sertifikasyon, yazılım ve e-ticaret kurulumu, görünürlük ve denetim giderleri. Bazı kalemler ise oransal sınırlara bağlı:
| Kalem | Sınır (Serhat KA 2026 rehberi) |
|---|---|
| Yeni istihdam edilen proje personeli | Ajans desteğinin %20'si |
| Küçük ölçekli yapım işleri | Ajans desteğinin %20'si |
| Deneme üretimi hammaddesi | Toplam bütçenin %5'i |
| Sarf malzemesi | Toplam bütçenin %5'i |
| Yönetim giderleri | Toplam bütçenin %7'si |
| Dolaylı maliyetler (elektrik, su, ısınma gibi genel giderler) | Toplam uygun maliyetin %7'si, götürü |
Hangi maliyetler hiçbir zaman karşılanmaz?
Uygun olmayan maliyetler listesi rehberden rehbere değişse de bazı kalemler neredeyse her programda yer alır. Serhat Kalkınma Ajansı rehberinde sayılanlardan bazıları:
- Arazi ve bina alımı, ikinci el ekipman, amortisman ve leasing giderleri
- Faiz, borç ve gecikme cezaları
- Proje başlamadan önce yapılan harcamalar
- Kur artışından doğan maliyet artışları
- Başka bir kaynaktan zaten finanse edilen kalemler
- Ayni katkılar ve olağan faaliyet yerinin kirası
Eş finansman ve ayni katkıyı nasıl planlamalısınız?
Hibe programlarının çoğu maliyetin bir kısmını karşılar; kalanı sizin nakit katkınızdır. Serhat KA rehberinde destek oranı mikro ve küçük işletmeler için yüzde 50-75, kooperatif ve üretici birlikleri için yüzde 75-90 aralığında. KOSGEB Girişimci Destek Programı'nın iş geliştirme desteğinde oran yüzde 80. IPARD M1'de kamu katkısı yüzde 60'tan başlıyor ve en fazla yüzde 75'e çıkıyor.
Ayni katkı, yani arazi, iş gücü veya mevcut makine gibi para dışı katkılar, kalkınma ajansı rehberlerinde eş finansman sayılmaz. Başvuru formunda beyan ettiyseniz yine de üstlenmek zorundasınız. Eş finansmanınızı nakit olarak hesaplayın ve kaynağını gösterebileceğiniz biçimde planlayın.
KDV ve fiyat teklifleri nasıl ele alınır?
KDV'nin bütçeye yazılıp yazılamayacağı programa ve başvuru sahibine göre değişir. Serhat KA rehberinde KDV yalnızca kooperatif ve üretici birlikleri için uygun maliyet sayılıyor; diğer başvuru sahipleri KDV'yi kendi karşılıyor. İŞKUR'un engelli kendi işini kurma hibesinde ise demirbaş desteği için vergiler dâhil ve KDV dâhil iki ayrı üst sınır tanımlanmış. Rehberinizde KDV ifadesini mutlaka arayın.
Fiyatları tahminle yazmayın. Serhat KA rehberi 200.000 TL'nin üzerindeki her bütçe kalemi için teknik şartname ve tedarikçilerden alınmış, bütçeyle uyumlu en az iki imzalı kaşeli proforma fatura istiyor. Döviz bazlı programlarda kuru da çağrı belirler: IPARD III 12. çağrıda limitler 1 Avro = 52,7585 TL ile hesaplanıyor.
Bütçeyi adım adım nasıl kurarsınız?
- Faaliyet planındaki her faaliyeti, ihtiyaç duyduğu mal, hizmet ve personel kalemlerine ayırın.
- Her kalemi rehberdeki uygun maliyet listesiyle eşleştirin; listede yoksa çıkarın.
- Oransal sınırları (personel, yapım işi, sarf, yönetim gideri) hesaplayıp aşan kalemleri düzeltin.
- Her kalem için birim, miktar ve birim fiyatı ayrı yazın; birim fiyatı teklifle belgeleyin.
- Toplam üzerinden destek oranını uygulayın ve nakit eş finansmanınızı hesaplayın.
- Bütçe gerekçe tablosunda her kalemin hangi faaliyete hizmet ettiğini bir cümleyle açıklayın.
- Personel giderlerinde programın aylık üst limitini uygulayın; örneğin KOSGEB iş geliştirme desteğinde bu limit bilişim personeli için brüt asgari ücretin işverene maliyetinin 4 katı, mesleki ve teknik lise mezunu için 3 katı, diğer personel için 2 katı.
- Başvuru formundaki miktarlarla bütçedeki miktarların birebir aynı olduğunu kontrol edin.
Değerlendirmede bütçe neden puan kaybettirir?
Kalkınma ajansları bütçeyi ayrı bir değerlendirme başlığı olarak inceler ve sözleşme öncesinde kalem çıkarabilir veya tutar düşürebilir. Serhat KA rehberi, başvuru formuyla bütçe arasındaki önemli tutarsızlıkların başvurunun reddine yol açabileceğini belirtiyor. Şişirilmiş fiyatlar destek tutarında indirime, eksik planlanmış kalemler ise uygulamada sizin cebinizden çıkan masrafa dönüşür. Gerçekçi ve belgeli bir bütçe hem puanınızı hem de uygulama döneminizi korur. Serhat KA rehberi, proje hazırlama kapasitesi düşük hedef kitlelere yönelik çağrılarda faturalandırılmış danışmanlık ve kırtasiye giderlerinin, talep edilen desteğin yüzde 2'sini geçmemek üzere bütçeye konabileceğini de belirtiyor; bu imkânın sizin çağrınızda olup olmadığını rehberden kontrol edin.
Sözleşmeden sonra bütçe nasıl izlenir?
Harcamalar genellikle sözleşme imzalandıktan sonra başlar. İŞKUR, sözleşme tarihinden önce düzenlenmiş faturaları karşılamıyor; IPARD'da da iş planı ve proje hazırlığı gibi genel harcamalar dışında sözleşme öncesi faturalar ödeme talebine konamıyor. Her ödemeyi fatura, ödeme dekontu ve teslim belgesiyle dosyalayın. Kalemler arasında aktarma yapmanız gerekirse bunu harcamadan önce programın rehberindeki değişiklik prosedürüne göre yapın.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Her çağrının kendi şartları vardır; başvurmadan önce ilgili çağrı metnini ve resmi duyuruyu esas alın. Açık çağrılara göz atın.