Taahhütname ve e-imza: ajans başvurusunun son adımı

Güncellenme: 5 Kasım 2026 · hibevar editörlüğü

Taahhütname imzalanmazsa başvurunuz geçerli olur mu?

Hayır. Kalkınma ajansı başvurusu, KAYS'ta projeyi onaylamanızla değil, sistemin ürettiği taahhütnamenin imzalanmasıyla tamamlanır. Taahhütname zamanında e-imzayla imzalanmaz veya ıslak imzalı nüshası ajansa ulaşmazsa başvurunuz değerlendirmeye alınmaz.

Bu adımın süresi ve şekli her başvuru rehberinde ayrıca yazar. Ajansa ve programa göre farklı olduğu için kendi çağrınızın rehberini esas alın.

Taahhütname nedir, içinde ne yazar?

Taahhütname, KAYS'ta başvurunuzu onayladıktan sonra sistemin otomatik olarak oluşturduğu belgedir. Başvuru sahibi bu belgeyle başvuruda verdiği bilgilerin doğru olduğunu ve programın kurallarına uyacağını beyan eder. Belgeyi kendiniz yazmazsınız; sistemden alırsınız.

Taahhütnameyi başvuru sahibini temsil ve ilzama yetkili kişi imzalar. Şirketlerde bu kişi imza sirkülerinde yetkili görünen kişidir. Projeyi hazırlayan çalışan veya danışman, yetkisi yoksa taahhütnameyi imzalayamaz.

E-imza mı, ıslak imza mı?

İncelediğimiz rehberlerde taahhütnamenin e-imzayla imzalanması esas kabul edilir. E-imza kullanılamıyorsa taahhütnamenin çıktısı alınır, yetkili kişi ıslak imza atar ve belge elden ya da posta yoluyla ajansa teslim edilir.

Islak imzalı teslimde postadaki gecikmeler dikkate alınmaz. Belgenin son saatte ajansın elinde olması gerekir. Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı'nın rehberinde, teslim yerinde yığılma olursa kapanış saatinde kapıların kapatılacağı ve yalnızca o anda içeride olan başvuruların kabul edileceği yazar.

Taahhütname için ne kadar süreniz var?

Süre ajansa ve programa göre değişir. Aşağıdaki iki örnek bu farkı gösterir:

Bazı programlarda başvurular dönemler halinde alınır. Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı'nın 2025 teknik destek rehberinde her dönemin ayrı bir son başvuru tarihi ve ayrı bir taahhütname teslim tarihi vardır. Bir dönemin taahhütname tarihini kaçırırsanız başvurunuz o dönemde değerlendirilmez; Ankara Kalkınma Ajansı da sunumunda dönem kaybı riskine karşı teslimi son güne bırakmamayı öneriyor.

• Kendi çağrınızın rehberinde 'taahhütname teslim tarihi' ifadesini arayın ve bu tarihi KAYS son tarihinden ayrı olarak takviminize yazın.

E-imzayı nasıl hazırlarsınız?

Taahhütnameyi imzalayacak yetkili kişinin adına düzenlenmiş, süresi dolmamış bir nitelikli elektronik sertifikaya ihtiyacı vardır. E-imza başvurusu ve kurulumu birkaç gün sürebilir; son haftaya bırakmayın.

İmzayı atacak bilgisayarda kart okuyucu sürücüsünün ve imza yazılımının çalıştığını, başvurudan önce bir deneme belgesiyle kontrol edin. Sertifikanın kişiye mi, kuruma mı tanımlı olduğunu ve imzalayacak kişinin şirketi temsile yetkili olduğunu da teyit edin.

Şirketinizde imza yetkisi birden fazla kişide ise taahhütnameyi kimin imzalayacağına önceden karar verin ve o kişinin başvuru haftasında ulaşılabilir olduğundan emin olun. Yetkili kişi seyahatteyse e-imza cihazının yanında olup olmadığını kontrol edin.

Son gün hangi hatalar başvuruyu düşürür?

• Projeyi KAYS'ta taslak olarak bırakmak: onaylanmamış başvuru değerlendirilmez.
• Taahhütnameyi onaydan sonra indirmeyi unutmak veya imzasız bırakmak.
• İmzayı yetkisi olmayan bir çalışana attırmak.
• Islak imzalı belgeyi son gün postaya vermek: ajansa geç ulaşırsa kabul edilmez.
• Faks veya e-postayla göndermek: rehberler bu yolla gelen başvuruları kabul etmez.
• E-imza sertifikasının süresinin dolduğunu son gün fark etmek.

İmzadan sonra ne olur?

Taahhütnamesi zamanında teslim edilen başvurular değerlendirme sürecine alınır. Ankara Kalkınma Ajansı'nın 2026 sunumunda, destekleyici belgelerin ajans istediğinde gösterilmek üzere ıslak imzalı olarak saklanması ve ajans talep etmedikçe başka belge gönderilmemesi öneriliyor.

Destek almaya hak kazanırsanız sözleşme aşamasında da elektronik imza kullanılabilir; Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı rehberinde sözleşmenin elektronik ortamda imzalandığı, e-imza kullanılamazsa ajansa başvurulduğu yazar. Sözleşme için istenen belgeler ve süre de rehberde ayrıca belirtilir.

Onay vermeden önce KAYS'ta neleri kontrol etmelisiniz?

Onay verdikten sonra başvuru bilgilerini değiştiremeyebilirsiniz. Bu nedenle taahhütname adımına geçmeden önce başvurunun tamamını son kez gözden geçirin. Taahhütname, sistemde onayladığınız bilgilere dayanır; imzaladığınız belge o anki başvurunuzu kapsar.

Başvuruyu sisteme giren ve ajansla muhatap olan kurum başvuru sahibidir; taahhütnameyi bu kurumun yetkilisi imzalar. Ortaklar için rehberler genellikle ayrı belgeler ister. Örneğin Ankara Kalkınma Ajansı'nın teknik destek rehberinde ortak kurumlar için ayrı ortaklık şablonları ve bazı kurumlar için karar organlarından alınmış karar istendiği yazar.

Ortakların belgelerini son güne bırakmayın. Ortak kurumun yetkilisine ulaşmak, karar almak veya imza sirkülerini temin etmek sizin kontrolünüzde olmayan sürelere bağlıdır.

• Başvuru sahibinin unvanı, vergi numarası ve adresi resmi kayıtlarla aynı mı?
• Bütçe tabloları ve faaliyet planı birbiriyle tutarlı mı?
• Rehberde istenen ekler (imza sirküleri, yetki belgesi, ortaklık beyannamesi gibi) yüklendi mi?
• Ortaklı başvurularda her ortak için istenen belgeler ayrı ayrı hazırlandı mı?
• Başvuru, doğru programa ve doğru döneme yapılıyor mu?

Kısa kontrol listesi

Bu yazıdaki bilgiler 5 Kasım 2026 tarihinde ajansların başvuru rehberlerinden kontrol edilmiştir. Kurallar programa göre değiştiği için başvurduğunuz çağrının rehberini her zaman esas alın.

• Yetkili kişinin e-imzası hazır ve çalışıyor.
• KAYS'ta proje onaylandı, taslakta kalmadı.
• Taahhütname sistemden indirildi ve yetkili kişi tarafından imzalandı.
• Islak imza kullanılıyorsa belge son teslim saatinden önce ajansa ulaşacak şekilde gönderildi.
• Taahhütname teslim tarihi ve saati rehberden kontrol edildi.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Her çağrının kendi şartları vardır; başvurmadan önce ilgili çağrı metnini ve resmi duyuruyu esas alın. Açık çağrılara göz atın.